6 claves para mejorar la productividad, humanizando la tecnología

La implementación de nuevas tecnologías en nuestras áreas de trabajo debería mejorar la productividad casi de forma automática, pero esto solo sucede cuando, de verdad, sabemos usarla. Uno de los grandes problemas que supone la implementación de la tecnología en el trabajo es la sensación de que la carga de pequeñas tareas aumenta, en lugar de reducirse al conseguir hacer el trabajo de forma más eficiente. Nos encontramos atrapados en una multitud de mensajes y no empleamos el tiempo suficiente como para catalogarlos y poder trabajar con ellos de manera efectiva.

Estos son las 6 claves que debes analizar en tus procesos de trabajo para ser más productivo y no ahogarte en esa pila de tareas que parece crecer de forma constante, sin reducirse en ningún momento:

Demasiados inputs

Tener demasiados canales de entrada, estar presentes en todas las redes sociales, atender todos los mensajes que nos llegan no es ser mejor profesional. Internet ha economizado y democratizado la comunicación, estar omnipresente y querer usar todas las herramientas de moda es una forma de evasión como otra cualquiera. Gestionar demasiadas tecnologías y canales de comunicación te sobrepasará por muy superman que te creas.

Establece procedimientos claros con tus colaboradores y clientes y, a lo sumo, mantén un par de canales de comunicación, como máximo. Edúcales para que entiendan que ser servicial no está reñido con ser eficiente, lo contrario es esclavitud tecnológica.

Complementar y humanizar

Esta es la razón por la que tenemos que humanizar la tecnología dentro de los procesos organizativos e integrarla para que nos ayude a producir más y vivir mejor. La tecnología es complementaria y no suplementaria. Cada canal sirve para un tipo de comunicación. La mensajería instantánea no viene a sustituir a otras formas de comunicación más tradicionales, incluso en determinados contextos el whatsapp es inútil, molesto, intrusivo y puede que hasta ilegal.

Debemos tener en cuenta que la comunicación digital no siempre es tan efectiva como la comunicación directa, puede acarrear interpretaciones erróneas, lecturas fuera de contexto y está directamente influida por el estado de ánimo del receptor, que no siempre empatizará con el del emisor. Humanizar este entorno de trabajo en el que impera la comunicación escrita es vital, las máquinas no sustituyen al humano sino que son herramientas que deben ayudarnos a mejorar nuestra eficiencia y que pueden conseguir un efecto contradictorio si se utilizan de manera inadecuada.

La tecnología debe ayudar nos a mejorar nuestra productividad y un mal uso de los sistemas de comunicación puede conseguir lo contrario si se utiliza de manera inadecuada.

Priorizar no es nada sexy

¿Te suenan los entornos de trabajo dónde no existe planificación y todas las tareas tienen que estar hechas con urgencia? Son lugares donde usualmente también se realizan reuniones sin agenda, sin puntos a tratar y sin límite de tiempo. Entornos nocivos para trabajar pues las interrupciones están al orden del día.

La tecnología por sí misma no soluciona el caos, la efiencia se logra a través de un elemento humano que lidere los proyectos y priorice las tareas, evitando que nuestra agenda no se vea alterada de forma constante por causas externas. Una buena estrategia es proponerme cinco objetivos al iniciar la jornada y no permitir entrar ninguna tarea “urgente” que antes de haberlos terminado.

Desconexión y creatividad

Estar conectado de forma constante no garantiza, en ningún caso, que nuestra productividad mejores. Los momentos en los que mejor trabajamos y somos más creativos se producen generalmente cuando estamos desconectados y nos permitimos a nosotros mismo centrarnos, con atención, en la tarea que estamos llevando a cabo.

Conseguir centrarse y aislarse en periodos de entre 60 y 90 minutos para realizar una tarea completa hará que la calidad de esta aumente considerablemente; es muy útil fijar determinados momentos del día en el que el móvil permanezca apagado, fuera de nuestras tareas, que nos permita desarrollar nuestro trabajo de forma efectiva.

Una vez pasado ese tiempo y finalizada la tarea será un buen momento para revisar todos los canales de entrada en nuestro teléfono, responder mensajes y devolver llamadas.

No debemos obsesionarnos con que nuestra atención será mejor por contestar de manera inmediata.

¿Ocupados en qué?

Finalmente estar ocupado puede no tener ninguna relación con ser productivo, no se trata de estar todo el día trabajando sino de centrarse en ser eficiente.
Muchas veces no somos conscientes de el tiempo que perdemos al no organizarnos, distraernos, no poner el foco en las tareas antes de comenzar a realizarlas, mantener hábitos que sabemos que no benefician a nuestra productividad o continuar con sistemas de trabajo que no son eficaces simplemente para mantenernos en nuestro terreno conocido.

Hay que analizar cómo trabajamos, incluso apuntar cuantas veces al día somos interrumpidos para determinar si nuestro sistema de trabajo es el adecuado, en caso contrario desarrollar nuevos mecanismos para ser más productivos. No te valorarán por la cantidad de tiempo que dediques a una labor sino por ser resolutivo y aportar valor tanto a tus clientes externos como internos.

Resolviendo las cosas (GTD)

Estamos en la edad de piedra de la productividad porque, simplemente, no nos han enseñado las bases. Nos movemos por pura intuición y es dramático ver a gente ocupada todo el día sin llegar a resultados satisfactorios.

Utilizar técnicas y tecnología para producir más genera un impacto positivo sobre la vida de las personas. Es por ello que investigar y aprender sobre métodos para mejorar la productividad personal debe ser prioritario en estos momentos, existen numerosas técnicas y ninguna es perfecta, una buena opción puede ser la metodología GTD y la herramienta FacileThings, que sin duda merecerán una entrada completa en nuestro blog.