El proceso de trabajo para una digitalización exitosa

En NESSYS IT trabajamos de forma constante en procesos de digitalización y modernización de todo tipo de empresas, por lo que conocemos cuáles son los patrones que generan problemas en los Sistemas  y cómo podemos resolverlos: es nuestro know-how acumulado después de más de 15 años de experiencia en el sector.

A pesar de los beneficios que proporciona la digitalización aún son pocas las empresas que aprovechan, de forma eficiente, esta ventaja competitiva, marcando una gran brecha en su posicionamiento en el mercado.
Si hay algo que debemos tener claro es que un proceso de digitalización  exitoso es una cuestión de cultura de empresa y mentalidad de adaptación al cambio. La empresa deberá consolidar una cultura para la gestión de proyectos; el conocimiento, la creatividad, el esfuerzo y el trabajo en equipo son algunos de los factores esenciales de éxito.

Para ello todos los miembros de la empresa, sin excepción, deberán interiorizar el flujo de trabajo y metodología empleada para asegurar la ejecución y minimizar el riesgo en el desarrollo de proyectos.

Los líderes deben tener claro que la tecnología tendrá un impacto en su empresa y que deberán acompañar a sus trabajadores en todo el proceso de cambio si quieren que éste sea exitoso.

El proceso de trabajo en un proyecto de consultoría TIC 360º

Los proyectos de digitalización de PyMES consisten en acompañar a las empresas en su modernización mediante la transformación digital. Ubicando a la pyme en el centro de todo el proceso de trabajo, estableciendo una estrategia customer-centric.

Transformación digital no es simplemente actualizar los sistemas mediante la venta de hardware y software: un error muy común extendido por el modelo de negocio de “reselling”. No es (solo) cuestión de hardware y software, es repensar completamente los flujos de información y dinámicas de trabajo para tratar de exprimir todo lo posible las ventajas que ofrece la tecnología en el modelo de negocio.

El proceso de transformación digital incluye también el cambio de mentalidad de los directivos, que deben estar dispuestos a reflexionar sobre las formas de trabajo desde las posibilidades que ofrece la tecnología. Debemos enseñar al equipo, desde su líder, a pensar en digital.

  • Análisis del grado de digitalización de la pyme

El primer paso para afrontar un proceso de transformación es el conocimiento de la empresa. Debemos hacer un estudio pormenorizado de nuestra realidad actual, nuestras fortalezas y nuestras debilidades en el ámbito tecnológico.

Durante el proceso de recogida de datos deberemos tener muy en cuenta el alcance y la profundidad del cambio que debemos acometer e implicar al Service Manager en este proceso desde el inicio, su papel dentro de la organización será fundamental durante el cambio y es precisa su alineación con el negocio y las estrategias de implantación.

La segunda fase del análisis será la construcción de la estrategia TIC, que deberá ser consensuada por la gerencia de la empresa.

Por último es fundamental establecer unos objetivos S.M.A.R.T para todo el proyecto. Estos objetivos deben ser Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas y Temporalizables.

Objetivos SMART

  • Diseño de la solución

Con los datos obtenidos se diseña la solución para la arquitectura de sistemas y se establecen los procedimientos. Todos deben contar con su flujo de trabajo específico y sus KPI’s.

Nuestras acciones en el proceso de transformación deben contar con objetivos medibles que vayan siempre encaminados hacia los objetivos generales establecidos previamente. Solo así conseguiremos medir los tiempos, resultados e impacto de cada una de ellas en el resultado final.

Esta fase del  proceso de trabajo es la que más tiempo supone, puesto que se divide en múltiples tareas independientes que deben gestionarse como si de miniproyectos se tratase, con sus flujos de trabajo, sus KPI’s y sus timing.

Dentro del diseño de la solución debemos contar con que se tomarán muchas decisiones relacionadas con la inversión a realizar, es importante que nuestro proyecto optimice sus costes al máximo, esto lo podemos conseguir aunando dos vías. La primera es responder a las necesidades en función de los datos y los objetivos extraídos en la fase 1.

La segunda, tratar de elaborar una solución vendor-agnostic,  donde no nos veamos sometidos a adquirir productos de software o hardware que estén sobredimensionados y no atiendan a nuestra necesidad solo por el hecho de que sean “paquetes” preestablecidos por determinados fabricantes.

  • Despliegue

Aquí es donde nuestro proyecto comienza a hacerse realidad y a ser palpable. En las primeras fases la vinculación con el proyecto viene por parte de los miembros del equipo IT y de la gerencia. En cuando llegamos a la fase de despliegue la implicación del resto de nuestros trabajadores es indispensable.

Necesitaremos hacer pruebas de todos nuestros cambios, familiarizarnos con nuevos equipos y herramientas, realizar la migración a los nuevos sistemas para finalmente realizar el pase a producción y se produzca la sustitución efectiva de herramientas / equipos anteriores.

  • Formación

De nada sirve realizar todo un proceso de digitalización  en nuestra empresa si no dedicamos el tiempo y los recursos necesarios a la formación de nuestros trabajadores en las nuevas herramientas. Si la formación es insuficiente habrá fricción, rechazo al cambio por parte de nuestro equipo, y el ambiente de cambio que debemos generar debe tener en todo momento un talante optimista y facilitador. El equipo debe sentirse parte del éxito del cambio, es importante tener una mentalidad de adaptación al cambio y mejora continua.

Hemos partido de la base, pero sin duda en esta fase también se encuentra la formación a los mandos intermedios sobre los procesos de trabajo, los KPI’s y la estrategia global que persigue este cambio.

  • Ciclo de vida de la solución

Las soluciones que implantemos en un proyecto de innovación tecnológica deben estar preparadas para tener un ciclo de vida tan largo como el de nuestra empresa, no deben estar limitadas ni limitar nuestro crecimiento. Deberemos asegurarnos de que uno de nuestros objetivos sea dar una solución escalable y optimizable en el tiempo.

Para que esto suceda deberemos seguir de forma constante tres máximas:

  • Mantenimiento constante y preventivo, tanto de la infraestructura como del software.
  • Monitorización de sistemas y de KPI’s.
  • Soporte técnico postventa.
  • Formación a usuarios y propuestas de mejora continua.

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