La batalla de la productividad

Son casi las 8 de la tarde, estoy todavía en la oficina con una pila de tareas que crece en lugar de descender y decido que por hoy es suficiente. En los 15 minutos de regreso a casa recibo unos cuantos correos, varios mensajes instantáneos (Hangouts, Telegram, Whatsapp) y una llamada. Nada aparentemente importante, aunque algunos de los correos van etiquetados como urgentes. No hago caso, me pongo con las tareas de casa, cenar y un poco de lectura. Aún volveré a mirar el móvil unas cuantas veces más antes de dormir.

Cuando eres un emprendedor, y especialmente si tienes una empresa muy pequeña, tarde o temprano tienes que saber gestionar las prioridades y decidir con qué canales atiendes a tus clientes, mejorar al máximo la productividad es una cuestión de supervivencia, eso también incluye automatizar las tareas repetitivas además de delegar las que tus colaboradores hacen mejor que tu.

Tenemos más y mejor tecnología pero parece que no llegamos a todas las exigencias, cosas triviales nos ocupan mucho tiempo y cosas valiosas se nos escapan de las manos.

Esto son hechos reales que me pasan a mi y a muchos: estamos secuestrados por contactos inútiles, por ladrones de tiempo, por un goteo constante de whatsapps, emails y mensajes de todo tipo y estilo... al final del día hemos estado muy ocupados y aunque pensemos que nos hemos dejado la piel, es un falsa sensación.

La batalla diaria es ganarle el pulso a los numerosos inputs, controlar las interrupciones y priorizar adecuadamente entre lo importante y lo trivial

Demasiados inputs

Tener demasiados canales de entrada, estar presentes en todas las redes sociales, atender todos los mensajes que nos llegan no es ser mejor profesional. Internet ha economizado y democratizado la comunicación, estar omnipresente y querer usar todas las herramientas de moda es una forma de evasión como otra cualquiera. Gestionar demasiadas tecnologías y canales de comunicación te sobrepasará por muy superman que te creas. Mi consejo es que establezcas procedimientos y, a lo sumo, mantengas un par de canales para que tus colaboradores y clientes puedan comunicarse contigo. Edúcales para que entiendan que ser servicial no está reñido con ser eficienciente, lo contrario es esclavitud tecnológica.

Complementar y humanizar

Esta es la razón por la que tenemos que humanizar la tecnología dentro de los procesos organizativos e integrarla para que nos ayude a producir más y vivir mejor. La tecnología es complementaria y no suplementaria. Cada canal sirve para un tipo de comunicación. La mensajería instantánea no es la panacéa ni viene a sustituir a otras formas de comunicación más tradicionales, incluso en determinados contextos el whatsapp es inútil, molesto, intrusivo y puede que hasta ilegal.

Es perfectamente admisible mandar un WhatsApp, como también lo es no contestarlo

Hay que entender las diferencias entre una comunicación síncrona/asíncrona o que la propia comunicación digital carece de tono y por ello la interpretación es susceptible al estado de ánimo del receptor. Hu-ma-ni-zar el entorno de trabajo es vital, las máquinas no sustituyen al ser humano, son herramientas complementarias para mejorar nuestra eficiencia pero consiguen un efecto contradictorio si se utilizan de manera inadecuada.

Priorizar no es nada sexy

¿Te suenan los entornos de trabajo dónde no existe planificación y todas las tareas tienen que estar hechas con urgencia? Son lugares donde usualmente también se realizan reuniones sin agenda, sin puntos a tratar y sin límite de tiempo. Entornos nocivos para trabajar pues las interrupciones están al orden del día. ¿Te has parado a pensar cuanto tiempo perdido por no saber organizarse? En gran medida, a pesar de tener tecnologías realmente poderosas, siempre debemos volver al elemento humano pues la tecnología de por si no soluciona el caos; la eficiencia se consigue liderando y priorizando, evitando que los demás nos cambien constantemente nuestra agenda. Mi receta consiste en anotar cinco objetivos al iniciar la jornada, hasta que no los cumplo no permito que nadie me cuele ninguna tarea urgente.

Tu falta de previsión no es mi emergencia

Desconexión y creatividad

Estar constantemente conectados, ver el móvil cientos de veces al día, leer el correo de madrugada o responder un mensaje mientras andamos por la calle, consuela saber que lo hacemos todos, pero no soluciona nada. Los momentos de mayor creatividad se producen preferiblemente desconectados y cuando estamos centramos en una única tarea. Si consigues aislarte durante periodos entre 60-90 minutos la calidad de lo que estés haciendo marcará una gran diferencia en tu trabajo respecto al de los demás. Mi técnica consiste en tres sprints/pomodoros de mañana de 90 minutos cada uno, y dos de tarde de 60 minutos, durante los cuales el móvil permanece en modo avión, sin ningún input ni distracción. En los periodos de descanso reviso los canales de entrada y devuelvo las llamadas perdidas.

¿Ocupados en qué?

Así que deja de obsesionarte en estar todo el día ocupado y céntrate en ser eficiente. Me sorprende quienes estando todo el día trabajando sin parar no consiguen resultados y me pregunto ¿no se qué tiene que ver estar ocupado con ser productivo?. La mayoría de las veces no te das cuenta de todo el tiempo que estás perdiendo con distracciones, desorganización, procrastinación, falta de dirección, falta de enfoque, hábitos inadecuados o sistemas de trabajo ineficaces. Hay que analizar cómo trabajamos, incluso apuntar cuantas veces al día somos interrumpidos para determinar si nuestro sistema de trabajo es el adecuado, en caso contrario desarrollar nuevos mecanismos para ser más productivos.

mejorar como profesionales no es siempre adquirir nuevos conocimientos, también es mejorar nuestras técnicas y hábitos de trabajo.

Ya no te contratan y te pagan por los títulos que tienes, ni por las horas que pasas sentado en tu mesa... te valorarán por ser resolutivo y aportar valor tanto a tus clientes externos como internos.

Resolviendo las cosas (GTD)

Estamos en la edad de piedra de la productividad porque, simplemente, no nos han enseñado las bases. Nos movemos por pura intuición y es dramático ver a gente ocupada todo el día sin llegar a resultados satisfactorios.

Utilizar técnicas y tecnología para producir mas genera un impacto positivo sobre la vida de las personas. Es por ello que investigar y aprender sobre métodos para mejorar mi productividad personal ha sido prioritario en estos últimos años, existen numerosas técnicas y ninguna es perfecta, en mi caso particular me organizo con la metodología GTD y para ello utilizo la herramienta FacileThings.

GTD requiere un post aparte que con mucha probabilidad escribiré más adelante.

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Y tú ¿cómo te organizas?, ¿tienes la sensación de estar todo el día sobrepasado?, ¿crees que eres eficiente?, ¿qué libros o webs nos recomiendas? ¿algún consejo útil?... cualquier comentario al respecto es bienvenido.